Qvaimen kenttäkohtaiset ohjeet

Title

Aineiston nimi. Anna aineistolle kuvaava ja yksilöivä nimi. Nimelle tarjotaan oletuksena 3 rinnakkaista kieltä: englanti, suomi ja ruotsi. Täytä vähintään 1. Lisää kieliä saat lisättyä valitsemalla haluamasi kielen ”Add translation” -alasvetovalikosta.

Tässä lisäämäsi kieli tulee näkyviin Qvaimen kaikkiin kieliversiollisiin kenttiin automaattisesti.


Description

Aineiston sisällön kuvaus. Kirjoita kuvaus mahdollisimman tarkasti. Kerro miten aineisto on syntynyt, mihin tarkoitukseen, miten se rakentuu ja miten sitä on käsitelty. Kerro myös sisällöstä, mahdollisista puutteista ja rajauksista.

Kuvauksen voi kirjoittaa monella kielellä. Oletuksena tarjotaan englanti, suomi ja ruotsi. Täytä näistä vähintään 1. Lisää kieliä saat lisättyä valitsemalla haluamasi kielen ”Add translation” -alasvetovalikosta.


Issued

Jos aineistoon liittyy julkaisu, anna julkaisun pvm tähän. Päivämäärät annetaan muodossa pp.kk.vvvv tai voit valita päivämäärän kalenterista.

Tässä antamasi päivämäärä ei vaikuta aineiston näkyvyyteen millään tavalla.


Language

Tässä tarkoitetaan kieliä, joita kuvailemasi aineisto sisältää. Kielet valitaan alasvetovalikosta: ala kirjoittaa haluamaasi kieltä, jotta alasvetovalikon vaihtoehdot tarkentuvat. Voit kirjoittaa kielen suomeksi tai englanniksi; alasvetovalikko tunnistaa kummatkin, ja tarjoaa vastaavaa englanninkielistä vaihtoehtoa.

Keywords

Vapaat hakusanat aineistollesi. Vaikuttaa aineistosi löytymiseen Etsimen haussa. Tähän voit lisätä oman alasi termejä, joita ei löydy Qvaimessa tarjolla olevista sanastoista (subject heading -kohdassa). Käytä mahdollisimman tarkkoja termejä. Tässä kentässä ei ole automaattista käännöstä eri kielille.

Subject Heading

Aineistoon liittyvät asiasanat. Valitse tähän mahdollisimman tarkat asiasanat, jotka kuvaavat aineistosi sisältöä. Taustalla on KOKO -ontologia, joka tarjoaa automaattisen käännöksen, aina kun sellainen on tallennettu ontologiapalveluun. Ontologiaa ylläpitää Kansalliskirjasto. http://www.yso.fi/onto/koko

Valitsemasi kieli vaikuttaa siihen, millä kielellä sanat löytyvät alasvetovalikosta.


Field of science

Tieteenala.


Creator

Aineiston tekijät. Lisäämisen ensivaiheessa valitset, onko tekijä henkilö vai organisaatio. Valinnan mukaisesti pääset täyttämään tekijään liittyvät kentät.

Jos tekijä on henkilö, on sinun syötettävä myös vähintään organisaation nimi (mihin organisaatioon henkilö kuuluu).


Person – Name Henkilön nimi: Näkyy Etsimessä tekijän nimenä. Syötetään muodossa Etunimi Sukunimi.

Person – Email Henkilön sähköpostiosoite. Ei näy Etsimessä, mutta jos tämä on syötetty, näkyy Etsimessä linkki ”Lähetä viesti”, jonka kautta voi lähettää sähköpostia (sähköpostiosoite itsessään ei näy käyttäjälle).

Person – Identifier Henkilön tunnus, yleensä ORCID. Anna muodossa https://orcid.org/xxxx-xxxx-xxxx-xxxx

Person – Contributor role Määrittelee, missä roolissa henkilö on osallistunut tutkimustyöhön / tuotosten tekemiseen. Ei toistaiseksi näy Etsimessä.

Person – Contributor type Tämä kenttä määrittelee, miten ko. henkilö on osallistunut tutkimustyöhön / tuotosten tekemiseen. Ei toistaiseksi näy Etsimessä

Tyyppi näkyy Etsimessä sen mukaan, minkä otsikon alle hänet on Actor-välilehdellä lisätty: Creator, Publisher, Curator, Rights Holder (eli jos olet täyttämässä henkilön tietoja otsikon ”Creator of the dataset” alla, käyttäjä on ”Tekijä”).


Organizational hierarchy
– Name
Organisaation nimi.

Organisaatio valitaan alasvetovalikosta. Voit myös kirjoittaa haluamasi organisaation nimen, jos sitä ei löydy valikosta valmiiksi. Kirjoita nimi suomeksi sen virallisessa muodossa.


Organizational hierarchy
– Email
Organisaation sähköpostiosoite. Ei näy Etsimessä, mutta jos tämä on syötetty ja organisaatio on syötetty Tekijäksi, Julkaisijaksi tai Kuraattoriksi, näkyy Etsimessä linkki ”Lähetä viesti”, jonka kautta voi lähettää sähköpostia (sähköpostiosoite itsessään ei näy käyttäjälle).

Organizational hierarchy
– Phone
Organisaation puhelinnumero. Ei näy Etsimessä.

Organizational hierarchy
– Identifier
Lisää organisaation tunniste käsin mikäli haluat varmistaa tiedon tunnisteella. Organisaatioiden numerot löytyvät täältä: https://koodistot.suomi.fi/codescheme;registryCode=fairdata;schemeCode=organization

Organizational hierarchy
– Contributor type
Tämä kenttä määrittelee, miten ko. organisaatio on osallistunut tutkimustyöhön / tuotosten tekemiseen. Ei toistaiseksi näy Etsimessä.

Publisher

Määrittelee aineiston julkaisijan.

Syötetään samaan tapaan kuin ”Creator”, mutta aineistolla voi olla vain 1 julkaisija. Suositeltavaa on valita organisaatio tai infrastruktuuri.


Contributor

Tässä kentässä voidaan määritellä sellaiset tutkimukseen osallistuneet henkilöt ja organisaatiot, jotka eivät suoraan istu lomakkeen valmiisiin rooleihin (Creator, Publisher, Right Holder, Curator).

Syötetään samaan tapaan kuin ”Creator”. Jos kyseessä on henkilö, on vähintään organisaation nimi myös annettava.


Producer Project

Jos tutkimus on tehty jonkin projektin alla, tässä voidaan kertoa ko. projektin tiedot.

Projektista on annettava vähintään nimi ja organisaation nimi (jos projekti ylipäätään syötetään osaksi kuvailua).


Project – Name Projektin nimi. Oletuksena tarjotaan kentät kieliä englanti, suomi ja ruotsi varten. Syötä projektin nimi ainakin yhdellä kielellä.

Projektin nimi on pakollinen tieto, jos projekti syötetään osaksi kuvailua.

Lisää kielikenttiä voi valita ”Add translation” -alasvetovalikosta.


Project – Identifier Projektin tunniste, jos sillä sellainen on.

Project – Project funding identifier Projektin rahoittajalta saatu tunniste.

Project – Funding agency Projektin rahoittajaorganisaation tiedot. Syötetään kuten Actor -välilehden organisaatiotiedot.

Project – Funder type Projektin rahoittajan tyyppi.

Project – Organization Pakollinen tieto projektin nimen lisäksi (jos projekti ylipäätään syötetään kuvailuun). Syötetään kuten Actor -välilehden organisaatiotiedot.

Rights holder

Tässä kentässä määritellään, kenellä on mahdolliset immateriaalioikeudet tuotokseen, jota tämä kuvailu koskee. Mikäli kenttää ei täytetä on oletus, että oikeudet on kaikilla tekijöillä, eli esimerkiksi kaikkien tekijöiden on sitouduttava annettavaan lisenssiin. Huomaa, että monet sopimukset voivat vaikuttaa oikeuksien määriytymiseen. Mikäli olet epävarma, ota yhteyttä oman organisaatiosi datatukeen.

Syötetään samaan tapaan kuin ”Creator”. Jos kyseessä on henkilö, on vähintään organisaation nimi myös annettava.


Curator

Tässä kentässä määritellään kuratoija. Kuratoija on taho, joka vastaa esimerkiksi metatietojen ylläpidosta ja aineiston hallinnoinnista.

Syötetään samaan tapaan kuin ”Creator”. Jos kyseessä on henkilö, on vähintään organisaation nimi myös annettava.


License

Lisenssi on tärkeä osa aineiston kuvailua.

Lisenssillä määrittelet, miten aineistoa voi käyttää. Oletuksena on valittuna suositeltu CC BY 4.0. Mieti tarkkaan, jos poistat lisenssin! On TODELLA suositeltavaa, että määrittelet aineistoosi lisenssitiedon, muuten sen käyttö vaikeutuu. Huomaa, että kaikkien oikeuksien haltioiden on hyväksyttävä lisenssi.

Lisenssin voit valita joko alasvetovalikosta tai määritellä oman URL-osoitteen, mistä lisenssi löytyy.

Lisenssi URLin kautta voi linkittää myös muuta tärkeää lisenssiin tai datan käyttöön liittyviä tietoja.


Access type

Tällä kentällä määrittelet, miten aineiston (tiedostot) saa käyttöönsä. Tämä kenttä ei vaikuta siihen, miten tämä kuvailu näkyy. Kuvailu näkyy aina automaattisesti Etsimessä julkaisun jälkeen.

  • Open: aineistoosi liitetyt tiedostot ovat kaikkien ladattavissa.
  • Embargo: aineistoosi liitetyt tiedostot ovat kaikkien ladattavissa erikseen määrittelemästäsi ”Date available” päivämäärästä lähtien. Jos jätät ”Date available” -kentän tyhjäksi, ei tiedostoja pääse lataamaan koskaan.
  • Requires applying permission in Fairdata service: Jotta tiedostoja voi ladata, pitää käyttäjän pyytää siihen erikseen lupa. Tämä toiminto on vielä kesken, joten tällä hetkellä tämä vastaa valintaa ”Restricted use” (tiedostoja ei voi ladata lainkaan).
  • Requires login in Fairdata service: Tiedostoja pääsee vapaasti lataamaan, jos on kirjautunut Fairdata-palveluihin (vaatii tällä hetkellä tunnistautumisen joko Haka- tai CSC -tunnuksella).
  • Restricted use: Tiedostoja ei voi ladata lainkaan.

Jos valitse jotain muuta kuin Avoin (Open), myös syy, miksi tiedostojen latausta on rajoitettu (Restricition Grounds) on pakollinen tieto.

Jos aineistoosi ei liity tiedostoja, voit valita tässä ”Open”.


Restriction grounds

Jos valitsit ”Access Type” -valikosta mitä tahansa muuta kuin ”Open”, on sinun valittava, miksi lataamista on rajoitettu. Valinta tehdään alasvetovalikosta.

Date Available

Tähän kenttään  tallennetulla päivämäärällä on merkitystä vain, jos valitset Access Type -valikosta ”embargo”. Tällöin aineistosi on näkyvillä heti julkaisun jälkeen, mutta sen sisältämät tiedostot ovat ladattavissa vasta asetettuna päivämääränä (ja sen jälkeen). Ns. embargo expires -pvm.


Spatial coverage

Mihin maantieteelliseen alueeseen aineisto liittyy.

Location – Geographic name Paikannimi

Location – Altitude Korkeus (esim. mittauspisteen sijainnin korkeus)

Location – Full address Osoite

Location – Geometry Käytössä ns. WKT -muoto (https://en.wikipedia.org/wiki/Well-known_text_representation_of_geometry).

Esim.

  • yksittäinen piste:
    • POINT(longitude latitude)
  • alue
    • POLYGON((longitude1 latitude1, longitude1 latitude2, longitude2 latitude2, longitude2 latitude1, longitude1 latitude1))
    • HUOM! Kaksoissulkeet
    • Voit lisätä niin monta pistettä kuin haluat, mutta ole tarkkana, että yhdistät ne oikein. Viimeiseksi uudestaan aloituspiste.

Location – Location Sijainti YSO -koodiston (https://finto.fi/yso-paikat/fi/) mukaisesti

Temporal coverage

Ajallinen kattavuus. Esim. mittausten otantajakso.
Ajanjakso syötetään erillisiin Date, Time ja Timezone -kenttiin. Aikavyöhyke määrittää sen, minkä aikavyöhykkeen mukaisesti kellonaika on annettu. Syötä tähän +2:00 (talviaika) / +3:00 (kesäaika), jos esimerkiksi mittaukset on tehty Suomessa.
Jos jätät kellonajan tyhjäksi, oletuksena käytetään kellonaikaa 00:00.Voit lisätä useita ajanjaksoja klikkaamalla + painiketta. Kun olet klikannut + painiketta, sinun tulee syöttää kenttiin arvot tai poistaa kentät roskakori-ikonista. Julkaisu ei onnistu, jos tässä on lisättynä tyhjiä kenttiä.


Other Identifier

Klikkaa plus -merkkiä, kun haluat lisätä kuvailuusi ko. aineistoon liittyvän tunnisteen (esim. DOI).

Identifier – Identifier Value Tunniste.

Identifier – Type Valitse alasvetovalikosta, minkälaisesta tunnisteesta on kyse.

Identifier – Provider Valitse alasvetovalikosta, kenen tarjoama tunniste on kyseessä.

Reference to a related resource

Klikkaa plus -merkkiä, kun haluat lisätä kuvailuusi ko. aineistoon liittyvän julkaisun tai muun siihen liittyvän kokonaisuuden tiedot. Esimerkiksi:

  • Julkaisu
  • Toinen aineisto
  • Ohjelmisto
  • ym.

Entity Relation – Title Nimi. Voit syöttää nimen eri kielillä. Oletuksena lomakkeella kysytään nimeä englanniksi, suomeksi ja ruotsiksi. Syötä nimi ainakin yhdellä kielellä. Lisäkielen saat valitsemalla kielen ”Add translation” -alasvetovalikosta.

Entity Relation – Description Kuvaus. Kuvaus on mahdollista syöttää usealla eri kielellä (oletuksena englanti, suomi, ruotsi). Lisäkielen saat valitsemalla kielen ”Add translation” -alasvetovalikosta.

Entity Relation – Identifier Pakollinen kenttä!

Lisää tähän tunniste, mielellään http-muodossa, mikäli se tai kuvaus siitä löytyy verkossa. Esimerkiksi https://doi.org/xxxxxx

Jos et tiedä tunnistetta tai sitä ei ole, laita tunnisteeksi esim. viiva (”-”).

(Kentän pakollisuus on tiedossa oleva virhe, joka tullaan korjaamaan seuraavissa versiopäivityksissä. Jos kentän jättää tyhjäksi, Etsimen sivu ”Tunnisteet ja tapahtumat” ei näy lainkaan.)


Entity Relation – Entity relation type Valitse minkälainen kokonaisuus toinen objekti on. Esim. julkaisu.

Entity Relation – Relation type Valitse vielä miten se liittyy siihen aineistoon, jota olet nyt kuvailemassa.

Provenance

Tässä voit kuvailla aineiston elinkaaren tapahtumia.

Syötä tänne tiedot esim. jos muutat aineistoa (mitä muutit, ja miksi). Tänne voit kuvata myös esim. anonymisointiin liittyviä toimenpiteitä.


Activity – Title Anna tapahtumalle nimi, jos haluat.

Activity – Description Tässä voit kuvailla tapahtumaa. Esimerkiksi ”Anonymisointitoimenpiteet, jotka toteutettiin… ”

Activity – Outcome description Toimenpiteen tulos. Esim. ”Anonymisoitu henkilölistaus”.

Activity – Date Tapahtuman päivämäärä.

Activity – Location – Geographic name Jos yllä kuvailusi tapahtumaan liittyy jokin paikka tai haluat kuvata esim. missä tapahtuma tapahtui, kuvaa se seuraavissa kentissä.

Anna tähän kenttään jokin kuvaava nimi tapahtuman paikalle.


Activity – Location – Altitude Korkeus

Activity – Location – Full address Osoite

Activity – Location – Geometry Koordinaatit. WKT string WGS84 koordinaatistossa.

Activity – Location – Location Tapahtumapaikan sijainti YSO -koodiston (https://finto.fi/yso-paikat/fi/) mukaisesti

Activity – Event outcome Onnistuiko tehdyt toimenpiteet? Valitse tässä Succeeded / Failed.

Activity – Used entity Määrittele seuraaviin kenttiin, jos tapahtumaan liittyi käytettyjä välineitä.

Activity – Used entity – Title Välineen nimi.

Activity – Used entity – Description Välineen kuvaus.

Activity – Used entity – Identifier Todennäköisesti tyhjä kenttä, mutta voidaan tarvittaessa käyttää, jos välineellä on olemassa tunniste. Esim. käännösapuna käytetyn teoksen tunniste (ISBN tai miksei vaikkapa DOI), tms.

Activity – Used entity – Resource Type Minkälaisesta välineestä oli kyse.

Activity – Was associated with Jos haluat kuvata tapahtumaan osallistuneet henkilöt tai organisaatiot, syötä ne tässä. Valitse ensin, kummasta on kyse, ja täytä sen jälkeen kentät Actors -välilehden mallin mukaisesti.

Activity – Lifecycle event type Valitse elinkaaren tapahtuman tyyppi.


IDA Files

Mikäli valitsit aineistosi kuvailun alussa, että haluat liittää aineistoosi IDA-tiedostoja, ja näin ollen ”Where are my files” -kohdassa sivun ylälaidassa näkyy ”Select IDA files”, pääset Files -välilehdellä liittämään aineistoosi IDA -tiedostoja.

Change project Alasvetovalikko, josta valitaan IDA-projekti, jonka tiedostoja haluat liittää aineistoosi. Valikossa näkyy ne IDA-projektit, joihin sinulla on pääsy.

Valitse projekti, minkä jälkeen näet ko. projektiin kuuluvat tiedostot ja hakemistot. Huom! Vain jäädytetyt tiedostot/hakemistot näkyvät.


Project xxxxxx Kun olet valinnut haluamasi projektin, sivu listaa sinulle ko. projektin sisältämät jäädytetyt hakemistot ja tiedostot.
Valitse listasta ne hakemistot ja tiedosto, jotka haluat liittää aineistoosi. Jos liität hakemistot, KAIKKI sen alla olevat tiedostot liitetään aineistoon (älä siinä tapauksessa valitse hakemiston alta enää yksittäisiä tiedostoja).

  • Hakemiston sisälle pääset siirtymään klikkaamalla hakemiston nimeä (mutta kuten todettu, voit myös valita koko hakemiston kuvailuusi).
  • Tiedosto / hakemisto valitaan osaksi kuvailua ruksimalla sen edessä oleva valintaruutu. Ruksaamisen jälkeen tiedosto / hakemisto siirtyy automaattisesti sivun alaosan ”Selected items”

Tiedostojen nimen oikealla puolella oleva painike ”Show PAS metadata” on tarkoitettu Fairdata PAS -pitkäaikaissäilytykseen menevien tiedostojen PAS-tietojen täydentämiseen. Jos olet tekemässä tavallista aineistokuvailua, ei ko. painikkeesta tarvitse välittää.

HUOM! Jos julkaistuun aineistoon lisätään tiedostoja tai hakemistoja, tai siitä poistetaan tiedostoja tai hakemistoja, ko. aineistosta syntyy automaattisesti uusi versio. Vanha versio pysyy muuttumattomana. Jos julkaistu aineisto ei sisältänyt yhtään tiedostoa, voit lisätä tiedostoja ja/tai hakemistoja yhden kerran ilman, että uusi versio syntyy.


Selected items Täällä näet aineistoosi valitut hakemistot ja tiedostot.

  • Voit muokata valitun tiedoston / hakemiston tietoja klikkaamalla valitun tiedoston oikealla puolella olevaa kynän kuvaa
  • Poistaaksesi valitun tiedoston / hakemiston kuvailustasi, klikkaa roskakorin kuvaa. Huom! Tiedosto / hakemisto poistuu vain tästä kuvailusta, ei IDAsta.
  • Huom! Qvain asettaa tiedostolle / hakemistolle oletuksena tiettyjä oletustietoja; pääset katsomaan / muokkaamaan näitä klikkaamalla kyvän kuvaa.

Remote Resources

Mikäli valitsit aineistosi kuvailun alussa, että haluat liittää aineistoosi ulkopuolista dataa, ja näin ollen ”Where are my files” -kohdassa sivun ylälaidassa näkyy ”Link Remote resources”, pääset Files -välilehdellä linkittämään aineistoosi sisältöä Fairdatan ulkopuolella olevista lähteistä.

Tässä kohdassa voit kertoa missä tämä muualla oleva aineisto on.


Identifier Tunniste, mielellään http:// tai https://  -muodossa

Title Nimi

Description Kuvailu

Date modified Viimeksi muokattu, päivämäärä.

Byte size Koko.

Access URL – URL Verkko-osoite. Tämä osoite määrittelee, minne Etsimen Data-välilehden ”Info/Tietoja” -painike osoittaa.

Access URL – Title Sivuston nimi.

Access URL – Description Sivuston kuvailu.

Download URL – URL Latausosoite. Täytä tämä, jos sisällölle on olemassa suora latauslinkki. Tämä osoite määrittelee, minne Etsimen Data-välilehden ”Download/Lataa” -painike osoittaa.

Download URL – Title Latausosoitteen nimi.

Download URL – Description Latausosoitteen kuvaus.

Checksum – Algorithm Tarkistussumman algoritmi. Ei käytössä Etsimessä.

Checksum – Value Tarkistussumma. Ei käytössä Etsimessä.

License Ei näy Etsimessä.

File type For example:

Resource type Aineistotyyppi, valitse alasvetovalikosta.

Use category Käyttökategoria, valitse alasvetovalikosta.

File characteristics – File Type Name Tiedostotyyppi. Esim. teksti, ääni, video

File characteristics – File Type Description Tiedostotyypin kuvaus
Esim:

  • .doc tai .docx – Microsoft Word tiedosto
  • .odt – OpenOffice Writer tiedosto
  • .pdf – PDF tiedosto
  • .txt – Tekstitiedosto

File characteristics – Application name Sovelluksen nimi (millä tiedosto tehtiin), esim. ”MS Word”

File characteristics – Text encoding Tekstin merkistö (enkoodaus), esimerkiksi joku seuraavista: UTF-8, UTF-16, UTF-32, ISO-8859-15

File format Tiedostomuoto tekstinä, https://www.iana.org/assignments/media-types/