Organisaation kuvailupääkäyttäjän (Qvain Admin) opas

Tämä opas on tarkoitettu Qvain-työkalun Admin-käyttäjille (organisaation kuvailupääkäyttäjä).
Admin-käyttäjillä on laajennetut oikeudet oman organisaationsa aineistokuvailuihin.

Perustoiminnot – kuten aineiston luominen, kuvailutietojen lisääminen ja julkaiseminen – ovat samat kuin tavallisilla käyttäjillä. Näiden toimien käyttöön ja vaiheisiin viitataan Qvaimen käyttöoppaassa.

Tässä oppaassa keskitytään vain niihin ominaisuuksiin ja näkymiin, jotka ovat käytettävissä vain Admin-käyttäjille.

Adminien nimeäminen aineistokuvailuille

  • Kukin organisaatio nimeää omat Admin-käyttäjänsä.
  • Nimetyt pääkäyttäjät organisaatioittain
  • Aineistokuvailun tekijän valitsee Qvaimessa, mikä organisaatio saa Admin-oikeudet ko. aineistokuvailuun
    • Valitun organisaation kaikki nimetyt Qvain Adminin saavat

Adminin erityisoikeudet

Admin-käyttäjällä on seuraavat lisäoikeudet tavalliseen käyttäjään verrattuna:

  • Näkee kaikki oman organisaationsa käyttäjien aineistokuvailut, riippumatta siitä, kuka ne on luonut.
    • Voi muokata aineistokuvailuja myös silloin, kun ne ovat luonnos-tilassa (Draft).
    • Voi tarvittaessa korjata tai täydentää kuvailutietoja joko ennen aineiston julkaisua tai myös sen jälkeen.
    • Voi muokata myös aineistokuvailun yhteydessä määriteltäviä dataan liittyviä pääsyoikeuksia (access type), ja päättää, näkyykö tiedostokohtainen metadata Etsimessä (mm. kansiorakenne ja tiedostonimet).
    • Voi julkaista tai peruuttaa (merkitä poistetuksi) julkaistun aineistokuvailun muiden käyttäjien puolesta.

Rajaukset Adminin erityisoikeuksiin

Admin-käyttäjän erityisoikeudet rajoittuvat vain aineiston kuvailutietoihin ja siihen, miten kuvailuun liitetty IDA-palveluun tallennettu data näkyy ja ovat saatavilla Etsimessä. Admin-käyttäjäkin tarvitsee IDAa käyttävän CSC-projektin jäsenyyden saadakseen oikeuden päästä tähän dataan käsiksi IDAn kautta tai liittääkseen tätä dataa osaksi aineistokuvailua. Admin-käyttäjä voi lisätä ja muokata aineistoon jo liitettyjen IDAssa säilytettävien tiedostojen tiedostokohtaisia metatietoja Qvaimessa, mutta hän ei voi liittää tai poistaa IDAssa säilytettävää dataa aineistokuvailusta, ellei hänellä ole projektijäsenyyttä ko. datan sisältävään CSC-projektiin.

Yo. rajoitus ei koske ns. remote-aineistoja, joissa data on linkitetty Fairdata-palveluiden ulkopuolelta linkkeinä (URL). Linkit dataan ovat remote-aineistoissa osa kuvailutietoja, ja niitä voi muokata vapaasti Adminin toimesta.

Aineiston organisaation valinta

Aineiston organisaatio määritetään aineistokuvailun luontivaiheessa, samalla kun käyttäjä luo uuden kuvailun. Qvain ehdottaa käyttäjän omaa kotiorganisaatiota, mutta käyttäjä voi halutessaan vaihtaa sitä. Organisaatiotieto on pakollinen silloin kun loppukäyttäjän kotiorganisaatio on suomalainen korkeakoulu tai kansallinen tutkimuslaitos, tai jos ollaan kuvailemassa IDAan tallennettua dataa. Loppukäyttäjä tai Admin-käyttäjä voi tarvittaessa vaihtaa valittua organisaatiota.

🔹 Huomio: Organisaation vaihto vaikuttaa siihen, minkä organisaation Admin-käyttäjät saavat kuvailutietoihin Admin-oikeudet.

Jos julkaistuun aineistoon tehdään muutoksia, jotka tallennetaan luonnos-tilaan, ei samalla voi vaihtaa organisaatiotietoa. Organisaation voi vaihtaa vain muutosten julkaisun yhteydessä.

Organisaation aineistokuvailujen hallinta

Aineistokuvailujen listaus

Kun Admin kirjautuu Qvaimeen, hänelle on näkyvissä 2 eri listausta: Omat aineistokuvailut ja Qvain admin -aineistokuvailut.

  • Omat aineistokuvailut toimii kuten tavallisilla käyttäjillä. Käyttäjä näkee itse tekemänsä aineistokuvailut sekä ne, joihin hänellä on muokkausoikeus projektijäsenyyden kautta, tai joihin hänelle on erikseen annettu muokkausoikeus.
  • Qvain admin -aineistokuvailut -listauksessa näkyy kaikki oman organisaation käyttäjien luomat aineistot, myös luonnos-tilassa olevat.

Organisaation aineistokuvailut voi järjestää tai suodattaa esimerkiksi seuraavasti:

  • Tilan mukaan: luonnos / julkaistu
  • Tekijän mukaan: aineistokuvailun luonut käyttäjä
  • Päivämäärän mukaan: aineistokuvailun luontipäivämäärä

Aineistokuvailun muokkaaminen

Admin voi muokata minkä tahansa organisaationsa aineiston kuvailutietoja napsauttamalla aineiston nimeä listauksessa.

Aineiston kuvailunäkymä avautuu samaan tapaan kuin tavallisille loppukäyttäjälle, ja Admin voi tehdä muutoksia kaikkiin kenttiin (pl. IDAssa säilytettävän datan lisääminen / poistaminen, jos Adminilla ei ole henkilökohtaista projektijäsenyyttä ko. datan sisältävään CSC-projektiin). Admin voi myös julkaista aineiston myös toisen käyttäjän puolesta.

Admin voi tehdä uusia versioita, mutta tällöin on huomioitava rajoitukset IDAssa säilytettävän datan liittämiseen, jos Adminilla ei ole projektijäsenyyttä (ks. ylempää). Tällöin Admin-käyttäjän kannattaa tallentaa uusi versio luonnoksena, jolloin projektin jäsenet pääsevät muokkaamaan siihen liitettyä dataa (julkaisun jälkeen versiointisäännöt estävät liitetyn datan muokkaamisen).

Admin voi tarvittaessa merkitä poistetuksi minkä tahansa organisaationsa aineistokuvailun (esim. virheellisen julkaisun). Poistetuksi merkitsemisen jälkeen ko. aineistokuvailu ei enää näy Qvaimen aineistolistauksissa kenellekään, ei myöskään sen alkuperäiselle kuvailijalle, eikä kuvailutietoja voi enää muokata. (Etsin näyttää edelleen ko. aineiston laskeutumissivun, ja siellä näkyy myös poistotieto, mutta aineistoon linkitetty IDAssa säilytettävä data ei enää ole Etsimen kautta saatavilla.)

Change Log – muutoshistoria

Change Log on näkymä, joka listaa kaikki aineistokuvailuun tehdyt muutokset – riippumatta siitä, kuka muutokset on tehnyt.
Se on näkyvissä sekä Admin- että loppukäyttäjille, ja siihen pääsee Qvaimen aineistolistauksesta valitsemalla halutun aineiston kohdalta “Change Log”.

Change Log -näkymässä näkyy muun muassa:

  • muutoksen ajankohta,
  • muutoksen tekijä (käyttäjän nimi),
  • muutettu kenttä tai osa kuvailusta,
  • mahdollisuuksien mukaan vanha ja uusi arvo.

Change Log tarjoaa sekä Adminille että loppukäyttäjälle läpinäkyvyyttä aineiston muokkaushistoriaan.
Se auttaa seuraamaan, mitä muutoksia on tehty, milloin ja kenen toimesta – erityisesti silloin, kun useampi henkilö työskentelee saman kuvailutiedon parissa.

🔹 Vinkki: Loppukäyttäjä näkee Change Logista myös Adminien tekemät korjaukset ja voi tarvittaessa palata tarkistamaan, miten kuvailutietoja on muokattu.

Käyttötilanteita

Kun käyttäjä tarvitsee apua aineiston korjaamisessa
Admin voi avata käyttäjän luonnoksen, tehdä tarvittavat korjaukset ja tallentaa muutokset. Käyttäjä näkee päivitykset omassa näkymässään.

Kun aineisto pitää julkaista kiireellisesti
Jos käyttäjä ei itse voi julkaista aineistoa, Admin voi tehdä sen hänen puolestaan.

Kun aineisto on virheellinen
Admin voi merkitä aineiston poistetuksi kokonaan, tai korjata virheelliset kuvailutiedot, jotta vääriä tietoja ei näytetä Etsimessä. Huom! Poistetuksi merkitseminen ei poista kuvailutietoja Etsimestä kokonaan: laskeutumissivu (ns. hautakivisivu, tombstone page) on edelleen näkyvissä pysyvän tunnisteen kautta, mutta kuvailutietoihin liitetty IDAssa säilytettävä dataan ei enää Etsimen kautta ole saatavilla. Jos kuvailutietoja haluaa korjata, se tulee tehdä ennen poistetuksi merkitsemistä, koska poistetuksi merkitsemisen jälkeen ei kuvailutietoja voi enää muokata.

Viitetietojen ja tunnisteiden täydentäminen
🔹 Hyvä käytäntö:
Aina kun mahdollista, suositellaan käyttämään valmiita viitetietoja ja tunnisteita (esimerkiksi organisaatiot, henkilöt, rahoittajat ja julkaisut). Tämä parantaa aineiston löydettävyyttä, yhteentoimivuutta ja tiedon laatua.

Joissakin aineistoissa esim. organisaatiotiedot voivat olla tallennettuina pelkällä nimellä ilman tunnistetta (identifier).
Admin voi täydentää tällaiset tiedot valitsemalla toimijoihin liittyvät organisaatiot valmiista referenssilistasta, jolloin sille liitetään virallinen organisaatiokoodi. Tämä koodi varmistaa, että aineisto linkittyy oikein myös muissa palveluissa, kuten Tiedejatutkimus.fi.

Hyvät käytännöt Adminille

  • Tee muutoksia muiden aineistoihin vain tarvittaessa ja dokumentoi toimenpiteet (esim. sisäisessä ohjeessa tai yhteisellä lomakkeella).
  • Varmista ennen julkaisua, että aineiston kuvailutiedot ovat täydelliset ja täyttävät kuvailuvaatimukset, ja että aineisto on tekijöidensä mielestä valmis julkaistavaksi.
  • Älä muuta datan pääsyoikeuksia (access type), tekijätietoja tai lisenssejä ilman aineiston omistajan suostumusta.
  • Pidä organisaation Admin-käyttäjien lista ajan tasalla, jotta ylläpitotyö sujuu koordinoidusti.

Lisätietoja ja tuki