Organisaation kuvailupääkäyttäjän (Qvain Admin) opas

Tämä opas on tarkoitettu organisaatioiden kuvailutietojen pääkäyttäjille (Qvain-työkalun Admin-käyttäjä, Qvain-Admin, Kuvailupääkäyttäjä). Tässä ohjeessa myöhemmin käytetään termiä pääkäyttäjä.
Pääkäyttäjillä on laajennetut oikeudet oman organisaationsa aineistokuvailuihin.

Perustoiminnot – kuten aineiston luominen, kuvailutietojen lisääminen ja julkaiseminen – ovat samat kuin tavallisilla käyttäjillä. Näiden toimien käyttöön ja vaiheisiin viitataan Qvaimen käyttöoppaassa.

Tässä oppaassa keskitytään vain niihin ominaisuuksiin ja näkymiin, jotka ovat käytettävissä vain Pääkäyttäjille tai muutoin liittyvät ko. toimintoihin.

Pääkäyttäjien nimeäminen aineistokuvailuille

  • Kukin organisaatio nimeää omat pääkäyttäjänsä.
  • Nimetyt pääkäyttäjät organisaatioittain
  • Aineistokuvailun tekijä valitsee Qvaimessa, mikä organisaatio saa pääkäyttäjäoikeudet ko. aineistokuvailuun
    • Valitun organisaation kaikki nimetyt pääkäyttäjät saavat samat oikeudet

Pääkäyttäjien erityisoikeudet

Pääkäyttäjällä on seuraavat lisäoikeudet tavalliseen käyttäjään verrattuna:

  • Näkee kaikki oman organisaationsa aineistokuvailut, riippumatta siitä, kuka ne on luonut tai missä tilassa ne ovat (Luonnos/Julkaistu).
    • Voi muokata aineistokuvailuja myös silloin, kun ne ovat luonnos-tilassa (Draft).
    • Voi tarvittaessa korjata tai täydentää kuvailutietoja joko ennen aineiston julkaisua tai myös sen jälkeen.
    • Voi muokata myös aineistokuvailun yhteydessä määriteltäviä dataan liittyviä pääsyoikeuksia (access type), ja päättää, näkyykö tiedostokohtainen metadata Etsimessä (mm. kansiorakenne ja tiedostonimet).
    • Voi julkaista tai peruuttaa (merkitä poistetuksi) julkaistun aineistokuvailun muiden käyttäjien puolesta.

Rajaukset pääkäyttäjän erityisoikeuksiin

Pääkäyttäjän erityisoikeudet rajoittuvat vain aineiston kuvailutietoihin ja siihen, miten kuvailuun liitetty IDA-palveluun tallennettu data näkyy ja ovat saatavilla Etsimessä. Pääkäyttäjä voi lisätä ja muokata aineistoon jo liitettyjen IDAssa säilytettävien tiedostojen tiedostokohtaisia metatietoja Qvaimessa, mutta hän ei voi liittää tai poistaa IDAssa säilytettävää dataa aineistokuvailusta, ellei hänellä ole projektijäsenyyttä ko. datan sisältävään CSC-projektiin.

Yo. rajoitus ei koske ns. remote-aineistoja, joissa data on linkitetty Fairdata-palveluiden ulkopuolelta linkkeinä (URL). Linkit dataan ovat remote-aineistoissa osa kuvailutietoja, ja niitä voi muokata vapaasti pääkäyttäjän toimesta.

Aineistokuvailun pääkäyttäjäorganisaation valinta

Se organisaatio, jonka pääkäyttäjät saavat aineistokuvailuun pääkäyttäjäoikeudet, määritetään aineistokuvailun luontivaiheessa, samalla kun käyttäjä luo uuden kuvailun. Qvain ehdottaa käyttäjän omaa kotiorganisaatiota, mutta käyttäjä voi halutessaan vaihtaa sitä. Ko. organisaatiotieto on pakollinen silloin kun loppukäyttäjän kotiorganisaatio on suomalainen korkeakoulu tai kansallinen tutkimuslaitos, tai jos ollaan kuvailemassa IDAan tallennettua dataa. Loppukäyttäjä tai pääkäyttäjä voi tarvittaessa vaihtaa valittua organisaatiota.

🔹 Huomio: Organisaation vaihto vaikuttaa siihen, minkä organisaation pääkäyttäjät saavat kuvailutietoihin pääkäyttäjäoikeudet, eli jos organisaatiota vaihdetaan, myös siihen oikeuden omaavat pääkäyttäjät vaihtuvat.

Jos julkaistuun aineistoon tehdään muutoksia, jotka tallennetaan luonnos-tilaan, ei samalla voi vaihtaa organisaatiotietoa. Organisaation voi vaihtaa vain muutosten julkaisun yhteydessä (julkaistusta aineistokuvailusta tallennetulla luonnoksella ei voi olla eri pääkäyttäjäorganisaatiota kuin sen julkaistulla ilmentymällä).

Organisaation aineistokuvailujen hallinta

Aineistokuvailujen listaus

Kun pääkäyttäjä kirjautuu Qvaimeen, hänelle on näkyvissä 2 eri listausta: ”Omat ja jaetut aineistot” ja ”Qvain admin -aineistot”.

  • Omat ja jaetut aineistot toimii kuten tavallisilla käyttäjillä. Käyttäjä näkee itse tekemänsä aineistokuvailut sekä ne, joihin hänellä on muokkausoikeus projektijäsenyyden kautta, tai joihin hänelle on erikseen annettu muokkausoikeus.
  • Qvain admin -aineistot -listauksessa näkyy kaikki oman organisaation aineistokuvailut, myös luonnos-tilassa olevat.

Organisaation aineistokuvailut voi järjestää tai suodattaa esimerkiksi seuraavasti:

  • Otsikon mukaan: aakkosjärjestyksessä
  • Tilan mukaan: luonnos / julkaistu
  • Tekijän mukaan: aineistokuvailun luonut käyttäjä
  • Päivämäärän mukaan: aineistokuvailun luontipäivämäärä

Aineistokuvailun muokkaaminen

Pääkäyttäjä voi muokata minkä tahansa organisaationsa aineiston kuvailutietoja siirtymällä aineiston muokkaukseen Qvaimen aineistolistauksesta.

Aineiston kuvailunäkymä avautuu samaan tapaan kuin tavallisille loppukäyttäjälle, ja pääkäyttäjä voi tehdä muutoksia kaikkiin kenttiin (pl. IDAssa säilytettävän datan lisääminen / poistaminen, jos pääkäyttäjälläa ei ole henkilökohtaista projektijäsenyyttä ko. datan sisältävään CSC-projektiin). Pääkäyttäjä voi myös julkaista aineiston myös toisen käyttäjän puolesta.

Pääkäyttäjä voi tehdä uusia versioita, mutta tällöin on huomioitava rajoitukset IDAssa säilytettävän datan liittämiseen, jos pääkäyttäjällä ei ole projektijäsenyyttä (ks. ylempää). Tällöin pääkäyttäjän kannattaa tallentaa uusi versio luonnoksena, jolloin projektin jäsenet pääsevät muokkaamaan siihen liitettyä dataa (julkaisun jälkeen versiointisäännöt estävät liitetyn datan muokkaamisen).

Pääkäyttäjä voi tarvittaessa merkitä poistetuksi minkä tahansa organisaationsa aineistokuvailun (esim. virheellisen julkaisun). Poistetuksi merkitsemisen jälkeen ko. aineistokuvailu ei enää näy Qvaimen aineistolistauksissa kenellekään, ei myöskään sen alkuperäiselle kuvailijalle, eikä kuvailutietoja voi enää muokata. (Etsin näyttää edelleen ko. aineiston laskeutumissivun, ja siellä näkyy myös poistotieto, mutta aineistoon linkitetty IDAssa säilytettävä data ei enää ole Etsimen kautta saatavilla.)

Muutosloki – muutoshistoria (TULOSSA – ei vielä käytössä)

Muutosloki on näkymä, joka listaa kaikki aineistokuvailuun tehdyt muutokset – riippumatta siitä, kuka muutokset on tehnyt.
Se on näkyvissä kaikille käyttäjille, ja siihen pääsee Qvaimen aineistolistauksesta valitsemalla halutun aineiston kohdalta “Muutosloki”.

Muutosloki -näkymässä näkyy muun muassa:

  • muutoksen ajankohta,
  • muutoksen tekijä (käyttäjän nimi),
  • muutettu kenttä tai osa kuvailusta,
  • mahdollisuuksien mukaan vanha ja uusi arvo.

Muutosloki tarjoaa sekä pääkäyttäjälle että loppukäyttäjälle läpinäkyvyyttä aineiston muokkaushistoriaan.
Se auttaa seuraamaan, mitä muutoksia on tehty, milloin ja kenen toimesta – erityisesti silloin, kun useampi henkilö työskentelee saman kuvailutiedon parissa.

🔹 Vinkki: Loppukäyttäjä näkee muutoslokista myös pääkäyttäjien tekemät muutokset, ja voi tarvittaessa palata tarkistamaan, miten kuvailutietoja on muokattu.

Käyttötilanteita

Kun käyttäjä tarvitsee apua aineiston korjaamisessa
Pääkäyttäjä voi avata käyttäjän luonnoksen, tehdä tarvittavat korjaukset ja tallentaa muutokset. Käyttäjä näkee päivitykset omassa näkymässään.

Kun aineisto pitää julkaista kiireellisesti
Jos käyttäjä ei itse voi julkaista aineistoa, pääkäyttäjä voi tehdä sen hänen puolestaan.

Kun aineisto on virheellinen
Pääkäyttäjä voi merkitä aineiston poistetuksi kokonaan, tai korjata virheelliset kuvailutiedot, jotta vääriä tietoja ei näytetä Etsimessä. Huom! Poistetuksi merkitseminen ei poista kuvailutietoja Etsimestä kokonaan: laskeutumissivu (ns. hautakivisivu, tombstone page) on edelleen näkyvissä pysyvän tunnisteen kautta, mutta kuvailutietoihin liitetty IDAssa säilytettävä dataan ei enää Etsimen kautta ole saatavilla. Jos kuvailutietoja haluaa korjata, se tulee tehdä ennen poistetuksi merkitsemistä, koska poistetuksi merkitsemisen jälkeen ei kuvailutietoja voi enää muokata.

Viitetietojen ja tunnisteiden täydentäminen
🔹 Hyvä käytäntö:
Aina kun mahdollista, suositellaan käyttämään valmiita viitetietoja ja tunnisteita (esimerkiksi organisaatiokoodi, henkilön ORCID, rahoittajan tunniste ja julkaisun pysyvä tunniste). Tämä parantaa aineiston löydettävyyttä, yhteentoimivuutta ja tiedon laatua.

Joissakin aineistoissa esim. organisaatiotiedot voivat olla tallennettuina pelkällä nimellä ilman tunnistetta (identifier).
Tällaisessa tilanteessa pääkäyttäjä voi täydentää tiedot valitsemalla toimijoihin liittyvät organisaatiot valmiista referenssilistasta, jolloin sille liitetään virallinen organisaatiokoodi. Tämä koodi varmistaa, että aineisto linkittyy oikein myös muissa palveluissa, kuten Tiedejatutkimus.fi.

Hyvät käytännöt pääkäyttäjälle

  • Tee muutoksia muiden aineistoihin vain tarvittaessa ja dokumentoi toimenpiteet (esim. sisäisessä ohjeessa tai yhteisellä lomakkeella).
  • Varmista ennen julkaisua, että aineiston kuvailutiedot ovat täydelliset ja täyttävät kuvailuvaatimukset, ja että aineisto on tekijöidensä mielestä valmis julkaistavaksi.
  • Älä muuta datan pääsyoikeuksia (access type), tekijätietoja tai lisenssejä ilman aineiston omistajan suostumusta.
  • Pidä organisaation pääkäyttäjien lista ajan tasalla, jotta ylläpitotyö sujuu koordinoidusti.

Lisätietoja ja tuki