Fairdata-palveluiden käyttöehdot ja käytännöt päivittyvät syksyllä 2025. Päivittyvät ehdot korvaavat nykyiset IDA-palvelun käyttöehdot. Muutosten tarkoituksena on edistää julkaistujen tutkimusaineistojen saatavuutta ja säilytyksen luotettavuutta, sekä helpottaa kuvailutietojen laadun varmistamista. Jos käytät IDA-, Qvain, Metax tai Etsin-palvelua tai suunnittelet niiden käyttöä, nämä tulossa olevat muutokset koskevat sinua. Fairdata PAS-palvelun käyttöön liittyy erillinen sopimuskokonaisuus.
Alla tietoa siitä mitä muutokset tarkoittavat sinulle käyttäjänä. Tutustu myös usein kysyttyihin kysymyksiin uutisen lopussa.
Mitä muutokset tarkoittavat sinulle palvelujen käyttäjänä?
1. Julkaistuja Tutkimusaineistoja säilytetään tietyin ehdoin toistaiseksi, ellei toisin sovittu
Julkaistua dataa (avoimesti, embargolla tai kirjautuneille käyttäjille saatavilla) säilytetään IDAssa toistaiseksi eli ilman palvelun asettamaa takarajaa, vaikka CSC-projekti tai sen vastuuhenkilön käyttäjätunnus ei olisi enää voimassa. Tämä on pitkään IDA-palveluun toivottu muutos, joka auttaa pitämään julkaistun aineiston saatavilla silloinkin kun aineiston julkaissut tutkija esimerkiksi vaihtaa työpaikkaa tai muuttaa ulkomaille.
Poikkeukset:
- Aineistot, joihin ei ole pääsyä Fairdata-palvelujen kautta (pääsyoikeus Etsimessä on ”saatavuutta rajoitettu”) edellyttävät aktiivista CSC-projektia ja vastuuhenkilötunnusta, jotta dataa voidaan säilyttää IDAssa.
- Jos data sisältää henkilötietoja, vaaditaan voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus, joka puolestaan edellyttää aktiivista CSC-projektia ja vastuuhenkilötunnusta.
2. IDAan tallennettu data julkaistava kahden vuoden kuluessa, ellei toisin sovittu
IDAn käyttö edellyttää, että IDAan tallennetut tiedostot sisällytetään yhteen tai useampaan julkaistuun tutkimusaineistoon, vaikka itse dataa ei asetettaisi julkisesti saataville. Jos IDAan tallennettua dataa ei julkaista avoimesti tai rajoitetusti kahden vuoden kuluessa tallennuksesta, eikä käyttäjä pyydä perustellusti lisäaikaa, CSC voi poistaa datan IDAsta. Käyttäjälle ja hänen kotiorganisaatiolleen ilmoitetaan aina ennen datan mahdollista poistamista. Tavoitteena on saada suurempi osa IDAn säilytyskapasiteetista julkaistujen aineistojen käyttöön palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti, ja estää julkaisemattoman datan unohtuminen palveluun.
3. Kotiorganisaatiolle muokkausoikeus kuvailutietoihin
Kotiorganisaation kuvailupääkäyttäjät (ns. Qvain-pääkäyttäjät) voivat muokata aineistojen kuvailutietoja esimerkiksi löydettävyyden parantamiseksi. Oikeus tehdä muutoksia ei koske aineistoihin liitettyjä IDA-tiedostoja, ja muutokset kuvailutietoihin lokitetaan. Muutosloki tulee näkyville Qvaimeen. Kuvailutietoihin lisätään pakollinen kenttä, johon määritellään se organisaatio, jolla on kuvailutietoihin pääkäyttäjäoikeus.
4. Käyttäjän ja rekisterinpitäjän on varmistettava palvelun olevan soveltuva ja riittävän tietoturvallinen tallennettaville tutkimusaineistoille
IDA ei ole suunniteltu erityisten henkilötietoryhmien säilyttämiseen, mutta niiden tallentamista ei käyttöehdoissa enää päivityksen jälkeen kategorisesti kielletä. On käyttäjän ja rekisterinpitäjän vastuulla arvioida, soveltuuko palvelu heidän käyttötarkoitukseensa. Katso Henkilötietojen suojatoimet Fairdata-palveluissa. Erityistä huomiota tulee kiinnittää erityisiin henkilötietoryhmiin. CSC tarjoaa sensitiiviselle datalle erikseen suunniteltuja palveluja.
Milloin muutokset tulevat voimaan?
Uudet ehdot julkaistaan syksyllä 2025 ja ne astuvat voimaan vähintään kahden viikon varoitusajalla. Käyttäjille lähetetään tiedote ehtojen muuttumisesta sähköpostitse.
Usein kysytyt kysymykset uusista käyttöehdoista
Jos CSC-projektin sulkeutuessa vain osa IDA-säilytystilaan tallennetusta datasta on liitetty julkaistuun aineistoon, CSC poistaa julkaisemattoman datan. Periaatteena on, että kerran suljettua CSC-projektia ei avata uudelleen, kun CSC-projektin sulkeutumisesta on kulunut yli 90 päivää. Voit kuitenkin mahdollisesti saada aiemmin julkaisemaasi aineistoon kuvailutietojen muokkausoikeudet olemalla yhteydessä organisaatiosi Qvain-pääkäyttäjään. Sinun on myös mahdollista ladata aineiston Etsimestä myöhemmin itsellesi, viedä sen takaisin palveluihin, ja tehdä siitä uusi aineisto Etsimeen. Aineiston voi linkittää aiempaan versioon. Jos sinulla on kysymyksiä, ota yhteyttä fairdata@csc.fi
Julkaistua dataa säilytetään toistaiseksi, ilman palvelun asettamaa takarajaa, kunhan se on Fairdatan kautta saatavilla avoimesti tai ehdollisesti, kuten embargolla tai Etsimeen kirjautumisen jälkeen. Henkilötietoja sisältävä data vaatii voimassa olevan käsittelysopimuksen ja sitä kautta voimassa olevat CSC-projektin ja sen vastuuhenkilön. Kotiorganisaatiolla, joka on myöntänyt IDA-säilytystilan, on oikeus myös poistaa palvelun käyttöoikeus.
Data liitetään Qvaimella aineistoon, mutta aineiston saatavuudeksi valitaan ”rajoitettu pääsy”, jolloin dataan pääsee käsiksi vain IDA-palvelua käyttävän CSC-projetkin jäsenet. Tällöin CSC-projekti ja vastuuhenkilön tunnus on pidettävä voimassa niin kauan kun dataa halutaan säilyttää IDAssa, ja CSC-projektin vastuuhenkilön ja jäsenten vastuulla on jakaa dataa tarvittaessa muille. Vaihtoehtona on myös määrittää aineiston saatavuus embargolla, tai kirjautumisen jälkeen. Fairdata-palveluihin on myöhemmin tulossa myös mahdollisuus määrittää datan saatavuuden ehdoksi käyttölupahakemus.
CSC voi poistaa datan, jos:
Kotiorganisaation kuvailupääkäyttäjät (ns. Qvain-pääkäyttäjät) voivat tehdä parannuksia esimerkiksi aineiston löydettävyyteen liittyviin tietoihin. Muutokset lokitetaan ja näkyvät jatkossa Qvaimessa. Aineiston kuvailuvaiheessa määritellään, mikä organisaatio saa pääkäyttäjäroolin kautta muokkausoikeuden kuvailutietoihin. Tätä organisaatiota voi tarvittaessa vaihtaa.
