Aineistojen valinta pitkäaikaissäilytykseen
Pitkäaikaissäilytys on tarkoitettu aineistoille, joilla on pitkällä aikavälillä arvoa organisaatiolle tai kansallisesti. Organisaatiot arvioivat itse mitkä aineistot tarvitsevat pitkäaikaissäilytystä. Sen lisäksi, että aineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen pitää olla tutkimus, arviossa voidaan huomioida esimerkiksi:
-
-
- Aineiston jatkokäyttömahdollisuudet
- Aineistontuottamiseen on käytetty paljon resursseja
- Aineisto on syntynyt osana tutkimusta, jota olisi vaikeaa, kallista tai mahdotonta toistaa
- Aineisto on muutoin kansallisesti tai organisaation kannalta merkittävä.
-
Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) myöntää Fairdata PAS-palvelun käyttöoikeuden ja tekee aineistokokonaisuuksien säilytyspäätökset organisaation hakemuksesta. Säilytyspäätös määrittää aineistokokonaisuuden, jolle käyttöoikeus myönnetään sekä sille varattavan kapasiteetin PAS-palvelusta.
Onnistuakseen pitkäaikaissäilytyspalvelut määrittelevät aineistojen säilyttämiseen liittyviä edellytyksiä. Tällöin organisaation on huolehdittava mm. seuraavista asioista:
-
-
- Metatiedot ovat riittäviä ja takaavat ymmärrettävyyden
- Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot -määrittely varmistaa, että käytetyt tiedostomuodot riittävän avoimia, jotta tietosisällön säilyminen ja ymmärrettävyys voidaan taata pitkällä aikavälillä,
- Tutkimusaineistoon ei liity eettisiä tai oikeudellisia ongelmia, kuten ratkaisemattomat tekijänoikeuksiin tai tunnisteellisuuteen liittyvät seikat.
- Aineiston on noudatettava määrittelyjä paketoinnista ja metatiedoista. PAS-tuki auttaa aineiston valmistelussa, paketoinnissa ja siirrossa. Lisätietoa paketoinnista PAS-palveluiden sivuilla.
-
Fairdata PAS-palvelun käyttöönotto organisaatiossa
- Organisaatio arvioi aineistokokonaisuuden sopivan pitkäaikaissäilytykseen.
-
-
- Organisaatio voi tarvittaessa olla yhteydessä PAS-tukeen käyttöoikeuspyynnön valmisteluun liittyen.
-
- Organisaation edustaja, joka toimii PAS-sopimusyhteyshenkilönä, lähettää opetus- ja kulttuuriministeriölle pyynnön Fairdata PAS-palvelun käyttöoikeudesta säilytysoikeuspyynnön Webropol-lomakkeella. Pyyntö sisältää:
-
-
- organisaation nimen
- yhteyshenkilön nimen ja yhteystiedot
- aineistokokonaisuuden nimen, jolle käyttöoikeutta haetaan
- haetaanko uutta käyttöoikeutta vai lisäkapasiteettia aiempaan käyttöoikeuteen
- onko aineistokokonaisuus merkittävä organisaatiolle vai kansallisesti
- arvion käyttöoikeustarpeesta (teratavuissa) aineistokokonaisuudelle
- arvion aineistokokonaisuuden siirtämisen aikataulusta PAS-palveluun
- arvion käyttöoikeustarpeesta seuraavan 2-3 vuoden aikana (teratavuissa) aineistokokonaisuudelle
- kuvauksen, millä tavalla aineisto asetetaan saataville
- lisätiedot aineistosta, mukaan lukien perustelut yo. vastauksiin
-
- OKM tekee säilytyspäätöksen Fairdata PAS-palvelun käyttöoikeudesta. OKM ilmoittaa päätöksestä organisaatiolle ja CSC:lle.
- CSC on yhteydessä organisaatioon aineiston valmistelun aloittamiseksi.
- Mikäli säilytyspäätös on organisaation ensimmäinen, CSC:n edustaja on yhteydessä organisaation PAS-sopimusyhteyshenkilöön Fairdata PAS-palvelusopimuksen solmimiseksi. Sopimus solmitaan.
- Mikäli Fairdata PAS-palvelusopimus on jo solmittu, uutta sopimusta ei tehdä, vaan uusi säilytyspäätös liitetään jo tehdyn sopimuksen liitteeksi.
- Organisaatio voi aloittaa säilytyspäätöksen saaneen aineiston säilyttämisen PAS-tuen avustuksella.
Lisätietoa Fairdata PAS-palvelun palvelusopimuksesta ja palvelun tietosuojasta
Fairdata PAS hallintaliittymä
Organisaatiot voivat hallinnoida aineistojensa pitkäaikaissäilytysprosessia Fairdata PAS-hallintaliittymän kautta osoitteessa https://manage.fairdata.fi/. Oikeudet hallintaliittymän käyttöön saa ottamalla yhteyttä pas-support@csc.fi. Lisätietoja hallintaliittymästä PAS-palveluiden sivuilla.
Yhteydenotot
PAS-tuki
Fairdata PAS-palvelu tukee koko valmistelu-, paketointi- ja siirtoprosessin kaikissa vaiheissa tukiosoitteessa: pas-support@csc.fi.