Aineistojen valinta pitkäaikaissäilytykseen
Pitkäaikaissäilytys on tarkoitettu aineistoille, joilla on pitkällä aikavälillä arvoa organisaatiolle tai kansallisesti. Organisaatiot arvioivat itse mitkä aineistot tarvitsevat pitkäaikaissäilytystä. Sen lisäksi, että aineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen pitää olla tutkimus, arviossa tulee huomioida esimerkiksi:
-
-
- Aineiston jatkokäyttömahdollisuudet
- Aineistontuottamiseen on käytetty paljon resursseja
- Aineisto on syntynyt osana tutkimusta, jota olisi vaikeaa, kallista tai mahdotonta toistaa
- Aineisto on muutoin kansallisesti tai organisaation kannalta merkittävä.
-
Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) myöntää Fairdata PAS-palvelun käyttöoikeuden ja tekee aineistokokonaisuuksien säilytyspäätökset organisaation hakemuksesta. Säilytyspäätös määrittää aineistokokonaisuuden, jolle käyttöoikeus (kutsutaan myös käyttötarkoitukseksi) myönnetään sekä sille varattavan kapasiteetin PAS-palvelusta.
Onnistuakseen pitkäaikaissäilytyspalvelut määrittelevät aineistojen säilyttämiseen liittyviä edellytyksiä. Tällöin organisaation on huolehdittava mm. seuraavista asioista:
-
-
- Metatiedot ovat riittäviä ja takaavat ymmärrettävyyden
- Säilytys- ja siirtokelpoiset tiedostomuodot -määrittely varmistaa, että käytetyt tiedostomuodot riittävän avoimia, jotta tietosisällön säilyminen ja ymmärrettävyys voidaan taata pitkällä aikavälillä,
- Tutkimusaineistoon ei liity eettisiä tai oikeudellisia ongelmia, kuten ratkaisemattomat tekijänoikeuksiin tai tunnisteellisuuteen liittyvät seikat.
- Aineiston on noudatettava ohjeita paketoinnista ja metatiedoista. PAS-tuki auttaa aineiston valmistelussa, paketoinnissa ja siirrossa.
-
Fairdata PAS-palvelun käyttöönotto organisaatiossa
- Organisaatio arvioi aineiston sopivan pitkäaikaissäilytykseen.
-
-
- Organisaatio voi tarvittaessa olla yhteydessä PAS-tukeen käyttöoikeuspyynnön valmistelussa.
-
- Organisaation edustaja, joka toimii PAS-sopimusyhteyshenkilönä, lähettää opetus- ja kulttuuriministeriölle pyynnön Fairdata PAS-palvelun käyttöoikeudesta säilytysoikeuspyynnön Webropol-lomakkeella. Pyyntö sisältää:
-
-
- organisaation nimen
- yhteyshenkilön nimen ja yhteystiedot
- aineiston nimi, jolle käyttöoikeutta haetaan
- onko aineisto merkittävä organisaatiolle vai kansallisesti
- arvio koko aineiston käyttöoikeustarpeesta (teratavuissa)
- arvio koko aineiston siirtämisen aikataulusta PAS-palveluun
- arvio käyttöoikeustarpeesta seuraavan 2-3 vuoden aikana (teratavuissa)
- lisätietoja aineistosta, mukaan lukien perustelut yo. vastauksiin
-
- OKM tekee päätöksen Fairdata PAS-palvelun käyttöoikeudesta ja aineiston säilytyspäätöksen. OKM ilmoittaa päätöksestä organisaatiolle ja CSC:lle.
- Organisaatio voi olla yhteydessä PAS-tukeen aineiston valmistelun aloittamiseksi.
- CSC:n edustaja on yhteydessä organisaation PAS-sopimusyhteyshenkilöön Fairdata PAS-palvelusopimuksen solmimiseksi. Sopimus solmitaan.
- Organisaatio voi aloittaa säilytyspäätöksen saaneen aineiston säilyttämisen PAS-tuen avustuksella.
Uudet säilytyspäätökset haetaan edellä esitetyn prosessin mukaisesti sillä poikkeuksella, että kohdassa 5 mainittua PAS-palvelusopimuksen solmimista ei tehdä, vaan säilytyspäätös liitetään aiemmin solmittuun sopimukseen.
Lisätietoa Fairdata PAS-palvelun palvelusopimuksesta ja palvelun tietosuojasta
Fairdata PAS hallintaliittymä
Organisaatiot voivat hallinnoida aineistojensa pitkäaikaissäilytysprosessia Fairdata PAS-hallintaliittymän kautta osoitteessa https://manage.fairdata.fi/. Oikeudet hallintaliittymän käyttöön saa ottamalla yhteyttä pas-support (a) csc.fi.
Yhteydenotot
PAS-tuki
Fairdata PAS-palvelun tukipyynnöt koko valmistelu-, paketointi- ja siirtoprosessin ajan osoitteeseen pas-support (a) csc.fi.