IDA-säilytystilan hakeminen

IDA-tila haetaan ja myönnetään CSC-projektille, ja samaan CSC-projektiin kuuluvilla käyttäjillä on käytössään yhteinen IDA-säilytystila. CSC-projekti on ryhmä käyttäjiä, eli sen ei tarvitse vastata esimerkiksi tiettyä tutkimushanketta, ja siinä voi olla vain yksi jäsen. Samaan CSC-projektiin voi kuulua käyttäjiä useista eri organisaatioista sekä ulkomaalaisia yhteistyökumppaneita.

Käyttääksesi IDA-palvelua sinun täytyy luoda CSC-käyttäjätunnus ja sen jälkeen joko luoda uusi CSC-projekti tai tulla liitetyksi jäseneksi olemassa olevaan CSC-projektiin.

CSC-projektit luodaan ja niihin liitytään CSC:n (palveluntuottaja) MyCSC-asiakasportaalissa. Kun luot uuden CSC-projektin sinusta tulee sen vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö hakee IDA-säilytystilaa CSC-projektin käyttöön ja päättää ketkä muut kuuluvat samaan CSC-projektiin ja saavat pääsyn sen IDA-tilaan. Lue CSC-projektin vastuuhenkilönä toimimisen edellytyksistä ja velvollisuuksista. Lue myös CSC-projektin vastuuhenkilöä koskevat käyttöehdot IDAssa.

Ohje uuden IDA-säilytystilan hakemiseen

1. Jos sinulla ei ole vielä IDA:n käyttöön vaadittavaa CSC-tunnusta, rekisteröi itsellesi tunnus Hakalla/Virtulla osoitteessa my.csc.fi. Tarkempi rekisteröitymisohje CSC Docsissa. Jos sinulla ei ole Hakaa tai Virtua, rekisteröidy ottamalla yhteyttä asiakaspalvelu (a) csc.fi (koskee osaa tutkimuslaitoksista).
2. Luo uusi CSC-projekti MyCSC:ssä. Valitse projektin tyypiksi Academic. Jos aiot tallentaa IDAan henkilötietoa, valitse kyllä kohdassa ”We handle personal data in this project” (lisätietoa projekteille, jotka käsittelevät henkilötietoa). Huomaa, että jos julkaistu datasi sisältää henkilötietoja, on datan säilyttämisen ehtona aktiivinen CSC-projekti ja sen vastuuhenkilötunnus.
3. Hae luomallesi projektille IDA-säilytystilaa. Mene My Projects-näkymään vasemman reunan valikosta ja valitse projekti, jolle haluat hakea IDA-tilaa.
4. Valitse Services-valikosta IDA ja valitse Apply for access. (Kuva IDAn hakemisen valitsemisesta projektinäkymässä.)
5. Täytä IDA-hakemuslomake. Valitse kohdasta Storage Quota Owner oma organisaatiosi. Jos kotiorganisaatiosi on osa Tampereen korkeakouluyhteisöä, valitse pudotusvalikosta Tampere university.

Syötä kenttään Applied storage quota haluamasi säilytystilan koko pelkkänä numerona gibitavuissa (GiB). Lue ja hyväksy palvelun käyttöehdot. (Kuva IDA-tilan hakulomakkeesta.) Valitsemasi organisaation IDA-yhteyshenkilö tulee käsittelemään hakemuksesi. IDA-yhteyshenkilö saa hakemuksesi ohessa nimesi ja sähköpostiosoitteesi, jotta sinulta voidaan pyytää tarvittaessa lisätietoja. Huom: voit myöhemmin kasvattaa (tai pienentää) projektisi IDA-säilytystilan kokoa samasta Services-valikosta klikkaamalla ratasikonia IDA-palvelun nimen oikealla puolella.

6. Saat sähköpostikuittauksen kun valitsemasi organisaation IDA-yhteyshenkilö on käsitellyt hakemuksesi. Tämän jälkeen voit kirjautua palveluun Hakalla, Virtulla tai CSC-tunnuksellasi osoitteessa ida.fairdata.fi tai käyttää IDAn komentorivityökaluja.

Apua palvelun käyttöön saat pikaoppaasta ja laajemmasta käyttöoppaasta. Kun haluat kuvailla ja julkaista IDAan tallentamasi datan, lue ohjeet Qvaimen käyttöoppaasta.

HUOM! Uusi CSC-tilisi voimassaolo säännöllisesti, jotta projektisi ja niiden palveluiden käyttöoikeus pysyvät aktiivisina. CSC-tilin voimassaoloa voidaan jatkaa kirjautumalla CSC:n palveluihin Hakan tai Virtun kautta (esim. my.csc.fi, ida.fairdata.fi, qvain.fairdata.fi) vähintään kerran kuudessa kuukaudessa. Jos käytät CSC-tiliä kirjautumiseen ilman Hakaa tai Virtua, CSC-tilin salasana on vaihdettava vuosittain tilin voimassaolon jatkamiseksi. Jos tilisi on vaarassa lukkiutua, saat muistutuksen sähköpostitse.

Jos haluat vaihtaa CSC-projektisi vastuuhenkilöä, avata lukkiutuneen tunnuksesi ja siihen liittyvän projektin tai lopettaa palvelun käytön, ota yhteyttä asiakaspalvelu (a) csc.fi.

Jäsenten liittäminen olemassa olevaan projektiin ja sen IDA-tilaan

Projektin vastuuhenkilönä voit lisätä käyttäjiä projektiin ja sen yhteiseen IDA-tilaan, kunhan lisättävä käyttäjä on ensin rekisteröinyt itselleen CSC-tunnuksen.

1. Kirjaudu sisään osoitteessa my.csc.fi.
2. Mene My Projects-näkymään vasemman reunan valikosta ja valitse projekti, johon haluat lisätä käyttäjän.
3. Kun käyttäjä on samasta organisatiosta kuin sinä, lisää käyttäjä painamalla projektin käyttäjälistauksesta Manage ja syöttämällä käyttäjän CSC-tunnus ja painamalla Add. Lisätty käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksen projektiin liittämisestä. Jos käyttäjä on eri organisaatiosta kuin sinä, lähetä liitettävälle käyttäjälle kutsulinkki. Saat generoitua kutsulinkin painamalla Invite-painiketta. Kun kutsumasi käyttäjä on käyttänyt kutsulinkin, käy uudelleen MyCSC:ssä hyväksymässä jäsenen liittäminen projektiin.

Käyttäjän voi vastaavasti poistaa projektista ja sen IDA-tilasta projektin tietojen katselunäkymässä painamalla CSC-projektin jäsenlistauksen alla olevaa Manage-painiketta, sen jälkeen Remove members -painiketta ja ruksimalla poistettavat käyttäjät. Vahvista poistaminen painamalla Remove selected.

Projektin vastuuhenkilö voi myös hakea käyttäjätunnusta esimerkiksi ulkomaalaiselle yhteistyökumppanille.

Ohje projektiin liitetylle käyttäjälle

Kun projektiin liitettävä jäsen on luonut CSC-tunnuksen ja projektin vastuuhenkilö on liittänyt hänet projektiin, tulee uuden jäsenen hyväksyä IDA-palvelun käyttöehdot projektin tietojen katselunäkymässä Services-valikon alla IDA-palvelun kohdalla. Lue CSC Docsista ohje palvelun käyttöehtojen hyväksymiseen.

(Kuva IDAn käyttöehtojen hyväksymisestä projektinäkymässä.)

Projektin jäsen saa sähköpostivahvistuksen IDA-käyttöoikeudestaan hyväksyttyään käyttöehdot.

HUOM! Projektin jäsenen on aika-ajoin uusittava CSC-tilinsä voimassaolo, jotta CSC-tili ja sen palveluiden käyttöoikeus pysyvät aktiivisina. CSC-tilin voimassaoloa voi jatkaa kirjautumalla CSC:n palveluihin Hakan tai Virtun kautta (esim. my.csc.fi, ida.fairdata.fi, qvain.fairdata.fi) vähintään kerran kuudessa kuukaudessa. Jos käytät CSC-tiliä kirjautumiseen ilman Hakaa tai Virtua, CSC-tunnuksen salasana on vaihdettava vuosittain tilin voimassaolon jatkamiseksi.

Jos tilisi on vaarassa lukkiutua, saat muistutuksen sähköpostitse.

Kun data on julkaistu ja IDAan ei ole enää tarvetta tallentaa uutta dataa

Jos olet CSC-projektin vastuuhenkilö ja haluat sulkea CSC-käyttäjätunnuksesi ja CSC-projektisi, mutta säilyttää julkaistun datan IDA-palvelussa, toimi seuraavasti:

1. Varmista, että kaikki IDAssa säilytettäväksi tarkoitettu data on liitetty osaksi julkaistuja tutkimusaineistoja Qvaimen tai Metax-rajapinnan kautta, ja että aineistojen data on saatavilla Etsimestä joko avoimesti, embargolla tai kirjautuneille käyttäjille.

2. Tarkista CSC-projektisi tiedot MyCSC:ssä:

    • Jos julkaistu data ei sisällä henkilötietoja, varmista että tämä on merkitty oikein CSC-projektin tiedoissa MyCSC:ssä.
    • Jos julkaistu data sisältää henkilötietoja, CSC-projektin on pysyttävä aktiivisena. Projektilla tulee olla aktiivinen projektin vastuuhenkilö ja voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus (hyväksytään ja hallinnoidaan MyCSC:ssä). Jos aineistossasi on henkilötietoa, älä jatka seuraaviin vaiheisiin.

3. Sulje CSC-projektisi MyCSC:ssä klikkaamalla “Close”-painiketta CSC-projektin tiedoissa.

    • Huomioi: Kaikki IDAssa oleva data, jota EI OLE liitetty julkaistuihin aineistoihin, poistetaan 90 päivän kuluttua CSC-projektin sulkemisesta. Tämä koskee sekä valmistelualueelle että jäädytetylle alueelle tallennettua dataa.
    • 90 päivän kuluttua CSC-projektin sulkemisesta poistetaan myös julkaistu data, jos:
      • Se on osa aineistoa, jonka pääsy on täysin rajoitettu, tai
      • Se sisältää henkilötietoja.
      • Se on osa poistettua tai vanhentunutta (deprecated) tutkimusaineistoa.

4. CSC-projektin sulkemisen jälkeen saat kaksi automaattista sähköpostiviestiä CSC:ltä:

    • Ensimmäisessä kerrotaan, että datasi poistetaan käyttämistäsi palveluista, ellei toisin ole sovittu.
    • Toisessa viestissä kerrotaan tarkemmin, millä ehdoilla julkaistua dataa voidaan säilyttää IDAssa.

5. Lähetä viesti CSC:n asiakaspalveluun (asiakaspalvelu@csc.fi) ja pyydä CSC-käyttäjätunnuksesi sulkemista. Jos et pyydä tätä erikseen, tunnus suljetaan myöhemmin automaattisesti.

6. Jos sinulla on kysyttävää julkaistun datan säilytyksestä, ole yhteydessä kotiorganisaatiosi IDA-yhteyshenkilöön.

Tärkeää: Jos suljet CSC-käyttäjätunnuksesi ja CSC-projektisi, julkaistu aineistosi jää säilytykseen sellaisenaan. Et voi enää palata saman CSC-projektin tai IDA-säilytystilan käyttäjäksi. Voit kuitenkin mahdollisesti saada uudelleen muokkausoikeudet aineiston kuvailutietoihin Qvaimessa ottamalla yhteyttä kotiorganisaatioosi.

Jos sinulla on kysyttävää, asiakaspalvelumme auttaa mielellään: asiakaspalvelu@csc.fi